Sommerplanung: So organisierst du Urlaub und Vertretung in der Ferienzeit

Frühzeitig planen: Der Schlüssel zur Sommerentspannung

Idealerweise beginnst du deine Urlaubsplanung schon früh im Jahr. So kannst du nicht nur die Reisezeiten flexibel gestalten, sondern auch Rücksicht auf Fristen, Gerichtstermine und Leistungsbewilligungen nehmen. Achte auf:

• laufende Fristsetzungen von Gerichten oder Behörden
• turnusmäßige Berichte oder Vergütungseinreichungen
• geplante Gesprächstermine mit Betreuten oder Einrichtungen

Stimme deine Abwesenheit frühzeitig mit Kooperationspartnern ab – z. B. Betreuungsvereinen, Kolleg:innen oder Pflegeeinrichtungen. Plane Pufferzeiten ein: ein bis zwei Tage vor und nach dem Urlaub helfen, unerwartete Aufgaben aufzufangen.

Rechtliche Grundlagen: Was bei der Vertretung zählt

Als Berufsbetreuer:in bist du verpflichtet, die Betreuung auch während deiner Abwesenheit sicherzustellen.

„Die Betreuerin oder der Betreuer hat rechtzeitig für eine Vertretung zu sorgen, wenn sie oder er voraussichtlich länger als eine Woche verhindert ist.“

Gemäß § 1817 Abs. 4 BGB kann das Betreuungsgericht bereits im Voraus einen Verhinderungsbetreuer bestellen, der im Falle der Verhinderung des Hauptbetreuers, etwa durch Urlaub oder Krankheit, die Betreuung übernimmt. Diese Regelung ermöglicht eine rechtssichere Vertretung der betreuten Person während der Abwesenheit des Hauptbetreuers.

Es ist wichtig, dass die Bestellung eines Verhinderungsbetreuers durch das Betreuungsgericht erfolgt. Eine eigenmächtige Übertragung der Betreuungsaufgaben durch den Hauptbetreuer ist rechtlich nicht zulässig. Daher sollte der Hauptbetreuer frühzeitig mit dem Gericht klären, ob und wie eine Verhinderungsbetreuung eingerichtet werden kann.

Für weitere Informationen und praktische Hinweise zur Verhinderungsbetreuung empfehlen ich die Handreichung des Betreuungsvereins in Aktion.

Das heißt: Ab einer Woche Abwesenheit ist eine offizielle Vertretungsregelung erforderlich. Diese sollte den Anforderungen des zuständigen Betreuungsgerichts entsprechen.

Vergiss nicht: Du bleibst auch während des Urlaubs grundsätzlich verantwortlich. Detaillierte Informationen dazu findest du z.B. in diesem Video zum Thema "Urlaub des Betreuers? Was muss ich beachten?" auf Youtube (externe Quelle).

Die richtige Vertretung finden – und sichern

Die Vertretung sollte fachlich kompetent, rechtlich geeignet und persönlich integer sein. Gute Erfahrungen gibt es mit:

• Kollegialen Absprachen zwischen Berufsbetreuer:innen
• Regionalen Vertretungsnetzwerken
• Überregionalen Pools

Fallbeispiel:
Svenja L., Berufsbetreuerin aus Hessen, kooperiert seit Jahren mit zwei Kolleg:innen in der Region im Wechsel. Sie planen im Frühjahr ihre Urlaubszeiten und teilen die Vertretungen verbindlich auf. So entsteht Vertrauen und Planungssicherheit.

Betreute einfühlsam vorbereiten

Informiere deine Betreuten persönlich, wann du abwesend bist und wer dich vertritt. Besonders wichtig bei vulnerablen Personen: klare, einfache Worte, Wiederholungen und ggf. ein schriftlicher Aushang oder ein Foto der Vertretung.

Beziehe auch Bezugspersonen oder Angehörige mit ein. So entsteht Sicherheit im System.

Übergabedokumentation: So machst du es deiner Vertretung leicht

Eine strukturierte Übergabe ist essenziell. Erstelle für jede Betreuung einen Steckbrief mit Fristen, Besonderheiten, Zugangsdaten und Ansprechpartnern. Digital oder analog – Hauptsache gut auffindbar.

Bitte deine Vertretung nach dem Urlaub um eine kurze Zusammenfassung.

Digitale Helfer: So läuft die Vertretung reibungslos

• Digitale Aktenführung mit Cloud-Zugriff
• Geteilte Kalender, z. B. via Nextcloud
• Sichere Messenger wie Threema oder Signal
• Passwortmanager mit temporärem Zugriff

Hinweis: Immer auf Datenschutzkonformität achten, z. B. laut BGT-Empfehlungen.

Diese Stellen musst du informieren

• Betreuungsgericht
• Behörden (z. B. Grundsicherung)
• Ärzt:innen, Pflegeeinrichtungen
• Banken und Versicherer
• Wohnheime / Assistenzdienste

Nutze Vorlagen mit Zeitangabe, Kontaktdaten und Vollmacht. Eine Vorlage bietet z. B. der BfB.

Erreichbar oder offline? – Deine Entscheidung

Definiere, was ein echter Notfall ist und wie du im Ernstfall erreicht werden kannst. Und dann: Halte deine Grenzen ein! Deine Erholung ist ein Teil deiner Professionalität.

Nach dem Urlaub: Rückgabe gut gestalten

Nach der Rückkehr: ausreichend Zeit nehmen für:

• Sichtung der Vertretungsnotizen
• Nachdokumentation
• Feedbackgespräch mit der Vertretung

So verbessert ihr die Zusammenarbeit für die Zukunft.