Nur nachgefragt ist nicht beantragt: Wie du mit dem Vergütungsantrag die 15-Monats-Frist wirklich wahrst

Jörg führt seit sechs Jahren Betreuungen, als eine davon durch seine Entlassung endet. Ein Quartal ist noch nicht abgerechnet. Er schreibt dem Betreuungsgericht eine kurze Nachricht: Bitte teilen Sie mir mit, wann die Betreuung geendet hat und welcher Zeitraum noch abzurechnen ist. Das Gericht antwortet, die Akte sei gerade versandt, maßgeblich sei ohnehin das Zustelldatum des Entlassungsbeschlusses. Jörg wartet – und stellt seinen bezifferten Antrag erst gut ein Jahr später. Da erfährt er, dass für die älteren Zeiträume nichts mehr gezahlt wird. Sie sind erloschen.

Der Fall ist keine Konstruktion. Er lag dem Bundesgerichtshof zugrunde, der am 4. Februar 2026 entschieden hat, dass eine solche Nachfrage die Ausschlussfrist eben nicht wahrt (BGH, Beschluss vom 4. Februar 2026 – XII ZB 419/25). Für dich als Berufsbetreuer:in geht es dabei um bares Geld: Wer die 15-Monats-Frist des Vormünder- und Betreuervergütungsgesetzes (VBVG) versäumt, verliert seinen Vergütungsanspruch endgültig – ohne Nachbewilligung, auch bei mittelloser betreuter Person. Der Beschluss klärt, was zwischen „ich habe mich gemeldet" und „ich habe wirksam geltend gemacht" liegt. Genau diese Grenze schauen wir uns an, samt der Angaben, auf die es im Antrag ankommt.

Der Beschluss in Kürze

Ein Berufsbetreuer machte nach seiner Entlassung Vergütung für einen zurückliegenden Zeitraum geltend – zunächst mit der formlosen Nachfrage ans Gericht, erst über ein Jahr später mit einem bezifferten Antrag. Das Amtsgericht Rendsburg und das Landgericht Kiel sprachen ihm nur die letzten Tage bis zur Entlassung zu; für alles davor sei die 15-Monats-Frist abgelaufen. Der BGH bestätigte das und wies die Rechtsbeschwerde zurück.

Zwei Aussagen des Beschlusses sind für den Alltag entscheidend. Die erste betrifft die Form: Eine bloße Anfrage, welcher Zeitraum offen sei, setzt kein Vergütungsverfahren in Gang und wahrt die Frist nicht. Die zweite betrifft die Verfassungsmäßigkeit: Die Ausschlussfrist verstößt nicht gegen das Grundgesetz – auch dann nicht, wenn die betreute Person dauerhaft mittellos ist und der Staatskasse also kein Nachteil durch spätes Abrechnen droht.

Formal wandte der BGH noch die alte Fassung des Gesetzes an (§ 16 Abs. 3 Satz 1 VBVG a. F.), weil die abgerechneten Leistungen vor dem 1. Januar 2026 erbracht wurden und dafür nach der Übergangsregelung in § 19 VBVG das frühere Recht gilt. Inhaltlich ändert das nichts: Die Frist steht heute wortgleich in § 15 Abs. 3 VBVG. Für jede Abrechnung, die du jetzt stellst, ist diese Norm die richtige Adresse.

Wann die 15 Monate laufen – und warum das früh beginnt

Die Frist ist kurz, und sie beginnt früher, als viele denken. Nach § 15 Abs. 3 VBVG erlöschen Ansprüche auf Vergütung und Aufwendungsersatz, wenn sie nicht binnen 15 Monaten nach ihrer Entstehung gerichtlich geltend gemacht werden. Entscheidend ist der Startpunkt: Deine pauschale Vergütung kannst du nach § 14 Abs. 1 VBVG jeweils nach Ablauf von drei Monaten geltend machen. Ab diesem Quartalsende – nicht erst mit dem Ende der Betreuung – läuft die Frist für das jeweilige Quartal.

Die Frist erfasst dabei nicht nur die Vergütung, sondern auch den Aufwendungsersatz; § 15 Abs. 3 VBVG nennt beides in einem Atemzug. Für den Aufwendungsersatz ordnet § 1877 Abs. 4 BGB dieselbe 15-Monats-Grenze an und stellt zugleich klar, dass die Geltendmachung beim Betreuungsgericht als Geltendmachung gegen die betreute Person und gegen die Staatskasse gilt. Wer also Auslagen separat abrechnet, muss auch dafür die Frist im Blick behalten – sie läuft nicht günstiger als bei der Vergütung.

Das hat eine unangenehme Konsequenz für lange oder spät abgerechnete Betreuungen: Jedes Abrechnungsquartal hat seine eigene Frist. Wer erst nach Jahren sammelt, kann für die frühen Quartale längst zu spät dran sein, während die jüngeren noch offen sind. Im entschiedenen Fall war genau das passiert – abgerechnet wurde am Ende nur der Zeitraum, der noch innerhalb der Frist lag.

Ein Rechenbeispiel macht das greifbar. Ein Abrechnungsquartal, das am 31. März endet, lässt deinen Vergütungsanspruch mit Ablauf dieses Tages entstehen. Die 15 Monate laufen dann bis Ende Juni des Folgejahres. Rechnest du dieses Quartal erst im Juli des Folgejahres ab, ist es zu spät – unabhängig davon, ob die Betreuung da noch läuft oder längst geendet hat. Für ein Quartal, das am 30. Juni endet, verschiebt sich das Fristende entsprechend auf Ende September des Folgejahres. Wichtig ist der Blick auf das älteste offene Quartal, nicht auf das jüngste.

Der zweite Stolperstein steckt im Wort „gerichtlich geltend gemacht". Der BGH stellt klar, dass dafür ein Vergütungsverfahren in Gang gesetzt werden muss – entweder das vereinfachte Verfahren nach § 292 Abs. 5 oder das förmliche nach § 292 Abs. 1 Nr. 3 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG). Der Wille, Vergütung zu verlangen, muss eindeutig erkennbar sein, und aus der Geltendmachung müssen die begehrte Vergütung und der Zeitraum hervorgehen. Eine Nachfrage, wann die Betreuung endete, erfüllt das nicht. Sie hält den Anspruch nicht offen.

Was ein fristwahrender Antrag enthalten muss

Der BGH beschreibt zwei Wege, die Frist zu wahren: Entweder du bezifferst deinen Anspruch – nennst also den konkreten Betrag –, oder du machst zumindest die Angaben, die den Anspruch bezifferbar machen. Der Verweis in § 15 Abs. 3 VBVG auf § 1877 Abs. 5 Satz 3 BGB trägt die Bezifferungsvariante; die Angaben-Variante ergibt sich aus den Vergütungsmerkmalen der Fallpauschalen.

Für den unbezifferten Antrag zählt der Beschluss die Vergütungsmerkmale konkret auf. Er muss erkennen lassen:

• die beantragte Vergütungsstufe nach § 8 Abs. 2 VBVG – also Stufe 2 bei abgeschlossener Hochschulausbildung oder vergleichbarer Ausbildung, sonst Stufe 1;
• die Dauer der Betreuung nach § 9 Abs. 1 VBVG, wobei zwischen den ersten zwölf Monaten und der Zeit ab dem 13. Monat unterschieden wird;
• den gewöhnlichen Aufenthaltsort der betreuten Person – stationäre Einrichtung oder andere Wohnform (§ 9 Abs. 3 VBVG);
• den Vermögensstatus, also ob am Ende des Abrechnungsmonats Mittellosigkeit im Sinne des § 1880 BGB vorliegt (§ 9 Abs. 4 VBVG);
• den Abrechnungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht, ausdrücklich oder erkennbar.

Diese fünf Angaben sind das, was das Gericht braucht, um die Fallpauschale zu berechnen. Ohne sie bleibt der Anspruch der Höhe nach unbestimmt, und eine unbestimmte Anmeldung wahrt die Frist nicht.

Wie das im Antrag aussieht, muss nicht kompliziert sein. Ein fristwahrender unbezifferter Antrag kommt mit wenigen Sätzen aus, etwa in dieser Form:

„Für die Betreuung von Herrn M. (Az. …) mache ich die pauschale Vergütung für den Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. März 2026 geltend. Vergütungsstufe 1; Dauer der Betreuung: über dem 13. Monat; gewöhnlicher Aufenthalt: stationäre Einrichtung; Vermögensstatus zum Monatsende: mittellos. Um Festsetzung wird gebeten."

Verwendest du ein vorgeschriebenes Landesformular, sind diese Punkte dort bereits abgefragt; dann füllst du sie schlicht vollständig aus. Es zählt allein, dass alle Angaben wirklich enthalten sind.

Ein verbreiteter Irrtum kostet hier besonders oft Geld: Es genügt nicht, dass sich die Vergütungsmerkmale aus dem Akteninhalt oder aus früheren Abrechnungen ergeben. Zwar gilt im Vergütungsverfahren der Amtsermittlungsgrundsatz, und nach § 292 Abs. 3 FamFG sind die Angaben zu den persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen nicht zwingend. Das entbindet dich aber nicht davon, zur Fristwahrung selbst die Angaben zu liefern, die eine Bezifferung möglich machen. Die Frist kann ihre Funktion nur erfüllen, wenn das Gericht anhand der Geltendmachung – und nicht erst nach eigener Aktenrecherche – erkennen kann, was verlangt wird.

Zwei Verfahren, ein Formular

Der Weg zur wirksamen Geltendmachung führt über § 292 FamFG. Für die laufende Abrechnung nutzt du in der Regel die Festsetzung nach Absatz 1 Nummer 3. Das Gesetz kennt daneben die Dauerfestsetzung nach Absatz 2: Das Gericht kann die Vergütung für künftige Zeiträume im Voraus festsetzen und überprüft sie in Abständen von höchstens zwei Jahren. Solange eine solche Festsetzung läuft, gelten deine Ansprüche nach § 14 Abs. 2 VBVG als geltend gemacht; du musst nur Änderungen der maßgeblichen Kriterien unverzüglich mitteilen. Anregen kannst du sie formlos beim Betreuungsgericht – bei stabilen Dauerbetreuungen nimmt sie dir die Fristkontrolle Quartal für Quartal ab.

Zu beachten ist außerdem der Formularzwang. Wo die Länder nach § 292 Abs. 6 FamFG ein Vergütungsformular eingeführt haben, musst du dieses verwenden und – soweit vorgesehen – elektronisch einreichen. Andernfalls liegt keine ordnungsgemäße Geltendmachung vor. In Nordrhein-Westfalen gilt das seit 2026; die Einzelheiten zum elektronischen Vergütungsantrag in NRW haben wir im Magazin gesondert behandelt. Praktisch ist das kein Zusatzaufwand: Ein sauber ausgefülltes Pflichtformular enthält die oben genannten Angaben ohnehin und wahrt damit zugleich die Frist.

Die Frist ist verfassungsgemäß – auch bei Mittellosigkeit

Der Berufsbetreuer im entschiedenen Fall hatte argumentiert, die Ausschlussfrist sei verfassungswidrig, jedenfalls bei dauerhaft mittellosen betreuten Personen: Dort drohe der Staatskasse kein Schaden durch spätes Abrechnen, also fehle der Grund für den harten Fristablauf. Der BGH ist dem nicht gefolgt.

Die Frist verletze weder das Eigentumsrecht aus Artikel 14 des Grundgesetzes noch die Berufsfreiheit aus Artikel 12. Sie sei verhältnismäßig: Selbst wer nur einmal im Jahr abrechne, verliere nichts, und eine mindestens jährliche Abrechnung sei jeder Berufsbetreuer:in zuzumuten. Für echte Härtefälle gebe es ein Ventil – das Betreuungsgericht kann die Frist nach § 1877 Abs. 5 Satz 1 BGB auf Antrag verlängern. Eine Ausnahme allein wegen offenkundiger Mittellosigkeit lehnte der Senat ausdrücklich ab; dem stünden der Wortlaut und der erkennbare Wille des Gesetzgebers entgegen.

Für die Praxis heißt das nüchtern: Auf Kulanz oder eine verfassungskonforme Hintertür ist kein Verlass. Wenn eine Frist eng wird, ist der Antrag auf Verlängerung nach § 1877 Abs. 5 BGB der vorgesehene Weg – gestellt, bevor die 15 Monate abgelaufen sind, nicht danach.

Ein solcher Verlängerungsantrag ist formlos möglich. Sinnvoll ist, das betroffene Quartal und den Grund zu benennen, etwa eine noch ausstehende Auskunft zum Vermögensstatus, und um eine schriftliche Fristsetzung zu bitten. Das Gericht kann die Frist nach § 1877 Abs. 5 Satz 1 BGB auch verkürzen; setzt es eine Frist, muss es dich zugleich über das Erlöschen bei Versäumung belehren (§ 1877 Abs. 5 Satz 2 BGB). Wer den Antrag rechtzeitig stellt und die Antwort des Gerichts dokumentiert, hat die Frist damit im Griff.

Was das für deine Abrechnungsroutine bedeutet

Aus dem Beschluss lässt sich eine schlichte Büroroutine ableiten. Der Kern ist ein Fristenkalender, der nicht am Ende der Betreuung ansetzt, sondern an jedem Abrechnungsquartal. Wer quartalsweise abrechnet, hat das Problem strukturell gelöst; wer seltener abrechnet, sollte für jedes Quartal das Fristende notieren und mindestens einmal jährlich vollständig einreichen.

Zur Rollenklarheit gehört, die Grenze zum Gericht zu kennen. Das Betreuungsgericht ermittelt zwar von Amts wegen und kann die Vergütung sogar ohne Antrag festsetzen – verpflichtet ist es dazu nicht, und diese Möglichkeit ersetzt deine Geltendmachung nicht. Die Verantwortung, den Anspruch rechtzeitig und mit den nötigen Angaben anzumelden, liegt bei dir. Ein Hinweis des Gerichts, das Datum sei ohnehin bekannt, ändert daran nichts.

Für die Dokumentation genügt wenig, aber das konsequent. Halte für jede Betreuung fest, für welches Quartal du wann was eingereicht hast und wann die jeweilige Frist endet. Bewahre den Eingangsnachweis der Geltendmachung auf – bei elektronischer Einreichung das Sendeprotokoll. Notiere gestellte Fristverlängerungsanträge mit Datum.

Bea macht es umgekehrt. Sie betreut Herrn K., der dauerhaft mittellos in einer stationären Einrichtung lebt, und reicht jedes Quartal denselben knappen Antrag ein: Vergütungsstufe 1, Dauer über dem 13. Monat, stationäre Einrichtung, mittellos, dazu der Abrechnungszeitraum. Mehr braucht das Gericht nicht, um die Pauschale festzusetzen – und um eine Ausschlussfrist muss Bea sich nie sorgen.

Typische Fehler

Die meisten Fristverluste gehen auf wenige, wiederkehrende Muster zurück:

• die formlose Nachfrage statt des Antrags („welcher Zeitraum ist noch offen?") – sie wahrt die Frist nicht;
• das Vertrauen darauf, das Gericht werde die Vergütung schon von Amts wegen festsetzen;
• der Verlass darauf, die nötigen Angaben ergäben sich aus der Akte oder aus früheren Abrechnungen;
• die Frist erst ab dem Ende der Betreuung gerechnet statt ab dem Ende des jeweiligen Abrechnungsquartals;
• der Fristverlängerungsantrag, der zu spät kommt – also erst nach Ablauf der 15 Monate.

Jeder dieser Fehler ist vermeidbar, und zwar ohne juristischen Aufwand: mit einem quartalsbezogenen Fristenkalender und einem Antrag, der die fünf Angaben enthält.