Messenger-Apps: Zwischen Datenschutz und Alltagstauglichkeit

Warum WhatsApp keine gute Wahl ist

WhatsApp ist im privaten Umfeld allgegenwärtig – im professionellen Betreuungskontext jedoch nicht zulässig. Der Grund: Der Dienst erfüllt zentrale Anforderungen der DSGVO nicht. So fehlt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), wie ihn die DSGVO für die Weitergabe personenbezogener Daten vorschreibt. Zudem erhebt WhatsApp umfangreiche Metadaten und synchronisiert automatisch die Kontakte aus dem Adressbuch – ein erheblicher Eingriff in die Privatsphäre.

Für Berufsbetreuer:innen bedeutet das: Die Nutzung von WhatsApp zur Kommunikation mit Betreuten, Angehörigen oder Einrichtungen ist datenschutzrechtlich nicht vertretbar – selbst wenn die Beteiligten ihr Einverständnis geben würden.

Was sichere Messenger leisten müssen

Damit ein Messenger im beruflichen Betreuungskontext eingesetzt werden kann, sollte er folgende Kriterien erfüllen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

• Möglichkeit zur Deaktivierung von Cloud-Backups

• Bindung an ein bestimmtes Endgerät (kein Webzugriff ohne Sicherung)

• Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags

Nur wenn diese technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, kann ein Messenger datenschutzkonform eingesetzt werden. Besonders wichtig: Die Verschlüsselung muss auch die Metadaten schützen – also wer wann mit wem kommuniziert hat.

Empfohlene Alternativen: Signal und Threema

Die Datenschutzkonferenz der Länder (DSK) sowie die Landesdatenschutzbeauftragten – z. B. LDI NRW – empfehlen Signal und Threema als datenschutzfreundliche Messenger.

• Signal: Open-Source, kostenlos, strenge Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, keine Metadatenanalyse. Nachteil: erfordert Telefonnummer zur Registrierung.

• Threema: Kostenpflichtig (einmalig), keine Telefonnummer nötig, Server in der Schweiz, AV-Vertrag für Business-Nutzer:innen verfügbar.

Beide Dienste ermöglichen eine sichere Kommunikation – auch mit technisch weniger versierten Betreuten, sofern diese bei der Einrichtung unterstützt werden.

Grenzfälle und unsichere Wege

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Einrichtungen wie Pflegeheime, Kliniken oder Behörden informell über Messenger erreichbar sind – oft per WhatsApp. Auch Betreute selbst kommunizieren spontan über den von ihnen bevorzugten Dienst.

Das birgt Risiken: Selbst wenn die Gegenseite von sich aus WhatsApp nutzt, dürfen Berufsbetreuer:innen dies nicht einfach übernehmen. Der professionelle Standard erfordert ein sicheres Kommunikationsmittel – andernfalls besteht die Gefahr, gegen Datenschutzrecht zu verstoßen oder sensible Daten ungewollt preiszugeben.

Achtung: Die Nutzung eines unsicheren Messengers kann im Fall eines Datenlecks haftungsrechtliche Folgen haben – auch bei scheinbar harmlosen Inhalten.

Bedarf an niederschwelliger Kommunikation wächst

Gerade jüngere oder digital affine Betreute erwarten eine schnelle, unkomplizierte Erreichbarkeit. Die klassische Kommunikation über Post oder Telefon wird in vielen Fällen als veraltet oder umständlich empfunden.

Deshalb lohnt es sich, auf sichere Messenger-Alternativen umzusteigen – sie verbinden die gewünschte Niedrigschwelligkeit mit dem nötigen Maß an Datenschutz. Wichtig ist, diese Kommunikationsform bewusst zu etablieren und gemeinsam mit den Betreuten zu reflektieren, welche Inhalte auf welchem Kanal besprochen werden dürfen.

Was bei der Auswahl zu beachten ist

Eine Checkliste für die Entscheidung hilft, den passenden Messenger auszuwählen und strukturiert zu dokumentieren:

• Welche Kommunikationspartner:innen sollen erreicht werden?

• Gibt es technische Voraussetzungen oder Hürden bei den Betreuten?

• Ist ein AV-Vertrag verfügbar und abgeschlossen?

• Wurden datenschutzrechtliche Risiken dokumentiert und bewertet?

• Wurde die Kommunikation mit dem Messenger intern abgestimmt und geschult?

Diese Fragen sollten vor der Einführung eines Messengers verbindlich geklärt sein – idealerweise schriftlich im Rahmen der Verfahrensdokumentation.

Kommunikation dokumentieren – auch per Messenger

Wichtig: Auch über Messenger geführte Kommunikation kann rechtlich relevant sein – etwa bei Zustimmungserklärungen, Absprachen mit Einrichtungen oder der Anbahnung von Maßnahmen. Deshalb gilt: Inhalte aus Messenger-Gesprächen sollten (soweit relevant) in der Betreuungsakte dokumentiert werden – am besten mit Datum, Anlass und kurzer Zusammenfassung.

Wer den Messenger als ergänzenden Kommunikationsweg versteht, ihn aber nicht als rechtsverbindlichen Kanal verwendet, bewegt sich auf der sicheren Seite. Klar definierte Regeln und ein bewusster Umgang sind hier der Schlüssel.

Zusammenfassung und Ausblick

Messenger-Apps können die Arbeit von Berufsbetreuer:innen deutlich erleichtern – vorausgesetzt, sie werden bewusst und datenschutzkonform eingesetzt. Die Wahl des richtigen Dienstes, transparente Kommunikationsregeln und eine sorgfältige Dokumentation schaffen Sicherheit für alle Beteiligten.

Es lohnt sich, die eigene Kommunikationspraxis regelmäßig zu überprüfen. Die Zeit für einen datenschutzkonformen Messenger ist jetzt – nicht erst im Krisenfall.

🔗 Weiterführende Quellen:

• Verbraucherzentrale: Vergleich  Messenger – Link